Киевское генеалогическое общество "РОдослов"
Лекция 4
Как правильно составить запрос в областной архив?
Шаблоны запросов в архив СБУ, МВД, органы ЗАГС
В предыдущей лекции мы рассмотрели, какие существуют возможности работы с архивными документами не выходя из дома (онлайн).
Однако, реальность на данный момент такова, что очень небольшой процент от общей массы архивных документов оцифрован. Поэтому, если Вы хотите получить максимум информации о своих предках, но у Вас нет возможности выделить время на работу в читальных залах архивов, нужно будет научиться взаимодействовать с архивными учреждениями посредством официальных запросов.

К сожалению, этот метод поиска не так надежен, как самостоятельная работа с документами или же привлечение специалиста. Получение ответа на каждый запрос может занимать около 1 месяца, что, как правило, затягивает общий процесс исследования.
Запрос в областной архив

Письменное обращение направляется по почте или передается гражданином в соответствующий орган, учреждение лично или через уполномоченное им лицо, полномочия которого оформлены в соответствии с законодательством. Письменное обращение также может быть направлено с использованием сети Интернет, посредством электронной связи.
В обращении должны быть указаны фамилия, имя, отчество, место жительства гражданина, изложена суть затронутого вопроса, замечания, предложения, заявления или жалобы, просьбы или требования. Письменное обращение должно быть подписано заявителем (заявителями) с указанием даты. В электронном обращении также должен быть указан адрес электронной почты, на который заявителю может быть отправлен ответ, или сведения о других средствах связи с ним (см. пример запроса в областной архив, пример запроса в областной архив для иностранцев)
Как правило, образцы запросов есть на сайте нужного Вам областного архива.
Запрос в архив Службы безопасности Украины, архив Министерства внутренних дел


Для того, чтобы получить информацию в этих архивах в обращении должна быть указана следующая информация:

1. Запрос должен быть составлен на имя директора архива Когут А. А.
2. Укажите свои ФИО, адрес и контакты (номер телефона, e-mail).
3. Напишите требование «Прошу осуществить поиск архивных сведений в отношении (ФИО нужного человека)» и добавьте сведения о человеке, которого вы ищете. Укажите все детали, которые могут облегчить поиск:
- точную дату и место рождения,
- город проживания на момент ареста, преступления, в которых обвиняли,
- назначенное наказание, лагерь, в котором сидел человек.
Если какие-то данные неточные - например, дата ареста известна только приблизительно, - укажите это. Если знаете имена людей, которые проходили по этому же уголовному делу, добавьте и их данные.
4. Укажите, что именно вы хотите от архива - справку или дело.

Быть родственником репрессированного для того, чтоб получить интересующую вас информацию, необязательно.
На сайте СБУ можно скачать образец запроса и использовать его в качестве бланка. По уточнению можно обратиться в читальный зал по телефону 044-255-8584.

Подать обращение можно тремя самыми распространенными способами - по почте, электронной почте или непосредственно в архиве.

Обычное письмо надо отправить на почтовый адрес СБУ: 01601, г. Киев 1, ул. Малоподвальная, 16 Электронное - на arhivsbu@ssu.gov.ua, в этом случае будет достаточно документа в формате Word с нужным текстом (см. пример запроса в ГДА СБУ)
У работников архива есть месяц на обработку вашего запроса, однако ответы обычно приходят за несколько недель. Также в ответе на ваш запрос могут содержаться ссылки на архивное дело, которое находит в областном управлении СБУ. Тогда нужно направить произвольной формы запрос (конечно же со ссылкой на архивное дело, которое вас интересует) на электронную почту областного управления. В ответе вас пригласят ознакомиться с делом и предоставят контактную информацию сотрудника для связи.
Если по каким-то причинам вы не можете поехать в Киев или одну из областей, можно попробовать написать заявление на имя руководителя управления СБУ в вашей области с просьбой разрешить ознакомиться с делом в управлении вашего областного центра. При этом в заявлении необходимо написать, в каком регионе находится дело, а также его номер - он будет указан в ответе на предыдущий запрос. Не исключено, что вам пойдут навстречу и пришлют документы в вашу область, чтоб вы смогли работать с ними недалеко от дома.

Похожий алгоритм действий и с архивом МВД Украины.

Электронный адрес - derzh_arhiv@mvs.gov.ua.
Почтовый адрес: ул. Богомольца, 10, г.. Киев, 01024, тел. (044) 254-73-53
Запрос в орган ЗАГС
Документы о рождении, регистрации или расторжении брака, смерти и другие, срок давности которых не более 75 лет, как правило, хранятся в районных отделениях ЗАГС (ссылка на список отделов). Позвонив в один из них, вы можете самостоятельно уточнить есть ли на хранении такое дело. Отдельно, вы можете отправить им запрос произвольной формы с указанием информации о лице, которое вас интересует.

Важно знать, что для получения выписки из Государственного реестра актов гражданского состояния о регистрации рождения, смерти, брака и его расторжения, а также внесения изменений и дополнений в актовые записи нужно показать в своем запросе степень родства.


Например, в своем разъяснении Министерство юстиции Украины пишет, что следующие лица имеют право на получение выписки из Государственного реестра:
- лицо, в отношении которого составлена запись;
- родственники по прямой и побочной линии родства;
- наследники по закону и завещанию;
- усыновители и усыновленный ребенок, если последний достиг возраста 16 лет. Родственные отношения между лицом, желающим получить запись и лицом о которой составлена запись должны быть доказаны документально. Это означает, что вы должны иметь все оригиналы или нотариально заверенные копии паспорта гражданина Украины или гражданина другой страны, свидетельства о рождении, свидетельства о браке родителей, свидетельство о рождении родителей т.д (см. пример запроса к органам ЗАГС).

В ответе на ваш запрос работники отдела могут сообщить вам, что дело уже передано на хранение в областной архив. В таком случае Вы сможете отправить запрос в областной архив.

Запрос в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации
Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО РФ) хранит документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Министерства обороны с 1941 года по настоящее время. ЦАМО РФ осуществляет подготовку архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов по социально-правовым запросам (обращениям) граждан, связанным с социальной защитой граждан. По запросам тематического, биографического (генеалогического) характера, в интересах отдельных граждан, а также для подготовки очерков, книг, монографий - поиск сведений архив не производит, данная информация изучается пользователями самостоятельно в читальном зале архива.
В запросе обязательно должны быть указаны сведения о запрашиваемом лице: - фамилия, имя, отчество (для женщин – фамилия в период прохождения военной службы, работы);
- номер воинской части или ее наименование;
- период прохождения службы (работы) в пределах месяца и года;
- какие сведения необходимо подтвердить;
- для какой цели;
- для предоставления в какую организацию;
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- полный почтовый адрес с индексом (см. пример запроса о судьбе военнослужащего в ЦАМО).
Рассмотрение писем и запросов граждан, воинских частей и организаций осуществляется по письменному запросу, поступившему: по почте; лично через приемную ЦАМО РФ.
Адрес: 142100, Московская обл., Подольск, ул. Кирова, д. 74.
Свяжитесь с нами
Если Вам нужна консультация или Вы хотите заказать генеалогическое исследование
+38 094 7102604
+38 093 5906795 (WhatsApp, Viber, Telegram)
service@rodoslov.com.ua
www.rodoslov.com.ua
This site was made on Tilda — a website builder that helps to create a website without any code
Create a website